Czy klimatyzacja w biurze wymaga wpisu do CRO?

Klimatyzacja w biurze działa bez zarzutu? Pracownicy mogą pracować w komfortowych warunkach, nie martwiąc się o upał za oknem. Ale czy to oznacza, że firma ma temat z głowy? Nie zawsze. Czynnik R404A, R410A, R134a czy R32 – brzmi znajomo? Masz w firmie fakturę albo protokół serwisowy z nazwą takiego czynnika? Jeśli tak, to Twoje urządzenie zawiera fluorowane gazy cieplarniane (F-gazy). W efekcie na firmie mogą spoczywać dodatkowe obowiązki rejestracji i kontroli.

W 2026 roku obowiązują już nowe zasady wynikające z rozporządzenia (UE) 2024/573. Sprawdź, kiedy klimatyzacja wymaga Karty Urządzenia w Centralnym Rejestrze Operatorów (CRO), kto odpowiada za jej prowadzenie i jakie obowiązki trzeba spełnić, aby uniknąć problemów podczas kontroli.

Kiedy klimatyzacja w biurze wymaga wpisu do CRO?

Zgodnie z art. 5 ust. 1 rozporządzenia 2024/573 system klimatyzacyjny wymaga założenia Karty Urządzenia w Centralnym Rejestrze Operatorów (CRO) oraz wykonywania kontroli szczelności, gdy urządzenie zawiera:
• F-gazy z załącznika I w ilości co najmniej 5 ton ekwiwalentu CO₂,
• F-gazy z sekcji 1 załącznika II w ilości co najmniej 1 kg.

Dla urządzeń oznakowanych jako hermetycznie zamknięte, progi te są odpowiednio wyższe. Wynoszą powyżej 10 ton ekwiwalentu CO₂ dla F-gazów z załącznika I lub powyżej 2 kg dla F-gazów z załącznika II.

W praktyce oznacza to, że nawet średniej wielkości klimatyzacja w biurze typu split, napełniona starszym czynnikiem o wysokim współczynniku GWP, może podlegać pod wpis do CRO – w przeciwieństwie do urządzenia ponownej wielkości, ale napełnionej innym czynnikiem. Ignorowanie tych norm naraża firmę na kary administracyjne nakładane przez Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska (WIOŚ).

Czym jest współczynnik GWP?
To wskaźnik pokazujący, jak silnie dany gaz wpływa na ocieplenie klimatu w porównaniu z dwutlenkiem węgla (CO₂). Im wyższe GWP, tym większy „ciężar klimatyczny” danego czynnika.

Przeczytaj też: Nowe regulacje F-gazów: co oznaczają dla Twojej firmy?

Czy firmowa klimatyzacja w biurze to „urządzenie” w świetle prawa?

Polska ustawa o F-gazach (art. 2 ust. 2) definiuje urządzenie jako cały połączony układ. Obejmuje on zewnętrzne obiegi czynnika chłodniczego, zawory, złączki oraz przyrządy sterujące i pomiarowe. Nie jest to więc tylko sam agregat zewnętrzny czy klimatyzator na ścianie.

Rozporządzenie 2024/573 precyzuje, że system klimatyzacji to proces obróbki powietrza służący kontroli temperatury, wilgotności, czystości lub dystrybucji powietrza. Tak szeroka interpretacja sprawia, że niemal każda klimatyzacja w biurze podlega przepisom o F-gazach.

Kto odpowiada za klimatyzację w biurze?

Za dopełnienie formalności odpowiada operator, czyli podmiot sprawujący faktyczną kontrolę techniczną nad urządzeniem.

Zgodnie z art. 4 ustawy o F-gazach o tym, kto pełni rolę operatora, decydują 3 główne kryteria:

• decydowanie o eksploatacji: kto decyduje o włączeniu, wyłączeniu i ustawieniach systemu?
• finansowanie napraw: ko pokrywa koszty przeglądów, serwisu i konserwacji?
• dostęp do podzespołów: kto ma fizyczny dostęp do urządzeń?

Ważne!
Jeśli nie ma możliwości ustalenia operatora (zgodnie z powyższą definicją), pełną odpowiedzialność prawną przed organami kontrolnymi ponosi właściciel klimatyzacji.

Jak i kiedy dokonać wpisu do rejestru CRO?

Wpis do Centralnego Rejestru Operatorów (CRO) to obowiązek wynikający z art. 14 ust. 4 ustawy o F-gazach i polega na założeniu elektronicznej Karty Urządzenia. Rejestracji dokonuje się na platformie teleinformatycznej prowadzonej przez Instytut Chemii Przemysłowej.

• Termin zgłoszenia: masz dokładnie 15 dni roboczych od momentu zakończenia montażu urządzenia zawierającego czynnik lub napełnienia urządzenia czynnikiem.
• Termin po serwisie: każdy przegląd, naprawa lub dopełnienie gazu musi zostać wpisane do Karty Urządzenia w ciągu 15 dni roboczych od wykonania usługi. Wpisów dokonuje się na podstawie protokołu, który certyfikowany technik musi podpisać i przekazać operatorowi.

Urządzenia wyłączone z użytku
Obowiązek prowadzenia dokumentacji dotyczy także urządzeń wyłączonych z eksploatacji, ale nadal zawierających czynnik chłodniczy. Trwa on do momentu, aż zostaną one fizycznie przekazane do unieszkodliwienia lub opróżnione z czynnika.

Jak często zlecać przegląd klimatyzacji w biurze?

Częstotliwość obowiązkowych kontroli szczelności zależy od masy gazu w układzie i wynosi:

• 5–50 t eq CO₂ lub 1-10 kg HFO lub HCFO: 12 miesięcy,
• 50–500 t eq CO₂ lub 10-100 kg HFO lub HCFO: 6 miesięcy,
• powyżej 500 t eq CO₂ lub powyżej 100 kg HFO lub HCFO: 3 miesiące.

Wskazówka
Możesz zyskać na czasie i ograniczyć koszty serwisu, instalując automatyczny system wykrywania wycieków. Pozwala na dwukrotne wydłużenie odstępów między obowiązkowymi przeglądami. Pamiętaj jednak, że system wykrywania wycieków musi także podlegać kontroli – raz na 12 miesięcy.

Czy starsza klimatyzacja w biurze wymaga wymiany?

Jeśli klimatyzacja do serwisowania wymaga stosowania nowo zakupionych czynników chłodniczych (wymienionych w załączniku I rozporządzenia 2024/573) o współczynniku GWP ≥ 2500, to tak.

Wymóg ten obowiązuje od 1 stycznia 2026 r.

Oznacza to, że jeśli Twoja klimatyzacja pracuje na czynniku o bardzo wysokim wpływie na ocieplenie klimatu, to po awarii w 2026 roku może być niemożliwa do legalnego napełnienia nowym gazem.

Wyjątek
Gazy zregenerowane lub poddane recyklingowi o GWP ≥ 2500 będzie można stosować w serwisie klimatyzacji aż do 1 stycznia 2032 r. Muszą być one jedynie odpowiednio oznakowane.

Kary administracyjne – niezgłoszona klimatyzacja w biurze

Organy kontrolne mogą zweryfikować dokumentację i nałożyć kary za uchybienia stwierdzone nawet do 3 lat wstecz. Kary w 2026 roku wynoszą:

Wysokość kary	Przyczyna nałożenia kary
od 600 zł do 4500 zł	m.in. brak Karty Urządzenia w CRO, spóźniony wpis po serwisie lub brak instrukcji i etykiety w języku polskim
od 4000 zł do 15 000 zł	m.in. brak kontroli szczelności, celowe uwalnianie gazów lub zlecenie prac serwisantowi bez ważnego Certyfikatu F-gazowego
od 6000 zł do 45 000 zł	m.in. stosowanie niedozwolonych czynników lub brak wymaganej rejestracji

Lista kontrolna: klimatyzacja w biurze a kontrola WIOŚ

Wykonaj poniższe 4 kroki, aby upewnić się, że Twoja firma działa w pełni legalnie:

1. Zweryfikuj karty
Sprawdź rodzaj i masę czynnika (w kg lub tonach ekwiwalentu CO₂) pod kątem progów rejestracji w CRO.

2. Sprawdź certyfikaty
Potwierdź ważność uprawnień firmy serwisowej i jej personelu.

3. Monitoruj terminy
Upewnij się, że wpisy trafiają do CRO w ciągu 15 dni roboczych.

4. Zaplanuj wymianę
Zidentyfikuj urządzenia z czynnikami o wysokim GWP i przygotuj plan przejścia na alternatywy do 2032 r.

Nie czekaj, aż upał w biurze zamieni się w stres podczas kontroli! Uporządkowana dokumentacja to podstawa bezpiecznego i sprawnie działającego biznesu.